Le doctorat, un parcours scientifique … mais pas que !

Salut la compagnie ! Je vous ai un peu faussé compagnie ces derniers temps, à tel point que l’idée saugrenue d’arrêter d’écrire pour ce blog m’a traversé l’esprit (pause pour hola de désapprobation) (oui j’invente encore et toujours des concepts). Puis j’me suis dit que j’avais encore des choses à vous dire, et pour ce nouveau billet j’avais envie de m’attarder sur un point que j’ai déjà mentionné ci et là sur ce blog mais qui mérite d’être un peu approfondi : l’aspect administratif du parcours doctoral. Oui je sais que ce qui commence par « admin- » et termine par « -tratif », si c’est pas pour faire des blagues de coiffeur, ça fait fuir beaucoup de monde. Pourtant, beaucoup de problèmes qui surviennent durant le parcours doctoral pourraient être évités en étant mieux sensibilisé à ces aspects vus comme rébarba-tifs (#blaguedecoiffeur). Dans cet article, je vais donc passer en revue  de façon presque exhaustive les différentes étapes incontournables du doctorat !

La vérité derrière cet article (et l’énoooorme laps de temps depuis la dernière publication), c’est que ça fait quelques paires d’années (2 exactement) (2 paires je veux dire) (4 ans donc) que j’ai soutenu ma thèse et que, même si je travaille dans le milieu du doctorat, je me sens mal à l’aise de donner des conseils et de continuer à causer du vécu doctoral. Déjà parce que j’aime pas donner des conseils à des gens qui n’ont rien demandé, et que j’ai moi-même très mal géré plein de trucs durant ma thèse donc je me vois mal commencer à vous expliquer comment mieux gérer votre temps ou à vous inventer des trucs et astuces pour bien rédiger votre thèse. Vous trouverez ce type de conseils sur plein d’autres blogs consacrés au doctorat et franchement n’hésitez pas, je le prendrai pas mal. Pour cet article, j’ai préféré vous faire un topo des étapes du doctorat et des choses à avoir en tête à chaque moment. Ça risque d’être long parce que j’ai plein de choses à dire mais aussi parce que, on va pas se mentir, je m’égare de temps en temps. Allez en route mauvaise troupe !

Avertissement de la plus haute importance oyez oyez : même s’il y a des similitudes avec d’autres systèmes, je rédige cet article en ayant en tête le fonctionnement belge (francophone), en utilisant la terminologie belge (francophone) et en mangeant des gaufres et des pralines Neuhaus (#notsponso). Cela ne s’adapte donc peut-être pas tip top à votre exacte situation mais restez parce que c’est sympa quand même.

Trouver un promoteur / promotrice

La toute toute première chose à faire quand on se demande si un doctorat ne serait pas une bonne idée, c’est se tourner vers une (ou deux) (parfois 3 mais honnêtement that’s a lot) personne(s) qui accepte(nt) de diriger vos recherches. J’ai déjà consacré un article entier à cette question donc je vais essayer de ne pas trop me répéter ici. Il faut avant tout savoir déjà si vous êtes flexible au niveau du lieu où vous souhaitez réaliser votre thèse. Si vous ne voulez pas quitter votre cocon et rester en terrain connu, allez voir du côté des académiques (professeur·es) de votre université et alentours, mais si ça vous est égal et que vous êtes prêt à vous expatrier de l’autre côté d’une frontière (naturelle ou linguistique) pour réaliser votre doctorat, il faudra fouiller davantage et trouver les spécialistes de votre sujet de prédilection. Dans tous les cas, commencer par sonder les profs de votre propre unif peut déjà être un excellent début. Traditionnellement, on conseille aussi aux étudiant·es qui veulent trouver un promoteur de chercher du côté des instituts de recherche au sein des universités. C’est une démarche que personne ne peut faire pour vous, même si vous pouvez évidemment demander conseil ci-et-là !

Il est important que vous ayez au minimum un bon feeling avec votre promoteur ou promotrice. Il s’agit de votre personne-ressource tout au long de votre parcours (retrouvez ici des exemples de points qui peuvent être discutés ensemble), mais n’oubliez pas que vous aurez aussi un comité d’accompagnement pour vous (roulement de tambours…) accompagner tout au long de votre doctorat, mais j’en parle un peu plus loin parce que je suis quelqu’un de très organisé (non) (en fait je réalise que j’en parle pas plus loin donc tant pis).

Vous pouvez avoir un promoteur, une promotrice, deux promoteurs, deux promotrices, un promoteur et une promotrice, deux promotrices, il(s) et elle(s) peuvent être de la même université, d’universités différentes BREF les possibilités sont infinies n’est-ce pas, et ça c’est beau. Et pourquoi j’en parle dans un article dédié au parcours admin’ du doctorat ? Tout simplement parce que vous devez renseigner le(s) nom(s) de vos encadrant·e(s) de façon officielle et que tout changement va devoir faire l’objet d’une notification et d’une approbation au sein de votre université.

Trouver un financement

Dans certains domaines, l’obtention d’un financement est une condition sine qua non à la réalisation d’une thèse. Pas de financement, pas de thèse. Pas de palais, pas de palais. Alors pour être bien sûr·e de ne pas voir des financements vous passer sous le nez, il faut être un peu au courant des dates des dépôts et des conditions d’octroi de ces financements. Normalement, vous êtes informé·es de tout ça par votre administration ou service d’appui à la recherche, ou via votre personne de contact pour votre parcours doctoral (cf. infra). Mais n’hésitez pas à prendre les devants et à vous renseigner auprès de votre promoteur/promotrice, parce que si certains financements (comme le FNRS par exemple) concernent tous les domaines, d’autres sont plus spécifiques à votre secteur ou domaine de recherche, et peuvent s’avérer plus pertinents (partenariat avec une entreprise par exemple). Dans tous les cas, renseignez-vous bien sur les dossiers à remettre, évaluez le temps que la rédaction du projet va vous prendre pour ne pas être complètement surpassé, vérifiez les conditions d’éligibilité des financements et have fun (quand même).

N’oubliez pas par ailleurs qu’il est toujours possible de réaliser une thèse sans financement, c’est ce que l’on appelle une « thèse sur fonds propres », assez fréquentes en SHS. Je vais pas vous mentir, les thèses sur fonds propres, c’est pas la baffe parce que, ben, t’as pas de financement et que ça peut (ça ne devrait pas, mais ça peut) avoir une incidence sur ton statut. Alors soit tu es rentier ou rentière et tu n’as pas besoin de travailler sur subvenir à tes besoins, soit il va falloir que tu conjugues ta thèse au plus-que-présent (non, Jean-Michel Bescherelle, ça n’existe pas mais avoue que je tiens un concept ?) parce que ça signifie devoir faire une thèse en travaillant. J’attire ici votre attention de façon exceptionnellement tout à fait sérieuse sur votre statut : en tant que doctorant·es, vous êtes étudiant·es, et les organismes type Actiris ou Forem ne sont pas toujours bien informés de ce statut particulier, donc soyez vigilant·es, dans votre communication avec eux si vous souhaitez bénéficier du chômage par exemple (sachant que les conditions d’octroi du chômage dépendent aussi et surtout de votre situation précédente : contrat, bourse, etc.).

L’admission / inscription

A priori, si vous avez passé les deux premières étapes, celle-ci ne sera qu’une formalité mais il y a quand même quelques points d’attention. Le premier concerne les conditions pour être admis·e au doctorat : parfois il suffit d’avoir un master 120, parfois il faut avoir tapé au minimum une distinction en master, parfois pas, parfois il faut introduire sa demande avant telle date, parfois il faut être champion de claquettes (non là j’invente) (quoi que). Bref, ça vaut parfois la peine de se renseigner déjà en master sur les conditions pour pouvoir faire un doctorat : certaines facultés organisent des séances d’information et communiquent à ce sujet sur leurs sites, d’autres communiquent surtout sur demande. Il est normalement possible de s’inscrire toute l’année en doctorat et il est, sauf exemption liée à votre financement par exemple, nécessaire de payer au moins 1x un minerval complet (835€ en Belgique francophone pour les doctorant·es issu·es de l’UE) puis il faut payer les frais administratifs, nettement moins élevés, tous les ans. Si vous choisissez de faire une cotutelle, il faudra vous inscrire (et possiblement payer, suivant ce qui est prévu dans votre convention de cotutelle), dans 2 universités !

Savoir où on est et qui sont les personnes de contact

Il n’est pas toujours évident de comprendre toutes les structures auquel on est affecté·e en tant que doctorant·e quand on arrive à l’université. Instituts, laboratoires, centres de recherche, facultés, commissions doctorales, écoles doctorales, et j’en passe, il existe une quantité invraisemblable de structures auquel vous serez confronté·es durant votre parcours. Il faut parfois des mois pour s’y retrouver, voire plus (moi j’ai jamais vraiment su haha – vous voyez pourquoi je n’aime pas donner des conseils ? #malchaussée). Chaque université est organisée différemment mais, a priori, je ne pense pas trop me tromper en disant quand même ceci : vous êtes de toute façon rattaché·es à un institut et à un centre de recherche, si vous êtes assistant·e, vous travaillez au sein d’une ou plusieurs faculté(s), et vous devez valider votre formation doctorale auprès d’une école doctorale, vous êtes peut-être aussi membre du personnel de votre université donc vous avez une personne de contact au sein du service des ressources humaines, etc. Bref, plein de gens sont là pour vous aider et répondre à vos questions, n’hésitez pas à vous constituer un petit carnet d’adresse des personnes de contact en fonction des thématiques (salaire, charge de travail, formation doctorale, etc.).

En cotutelle ? Double fun ! (non)

J’ai mentionné plus haut la possibilité d’avoir plusieurs promoteurs ou promotrices. L’une des possibilités est de passer par la case cotutelle. « Oui mais Sophie, tu as déjà looonguement parlé des cotutelles, tu vas nous laisser tranquilles maintenant ? » Eh bien non, parce que j’en bouffe toute la sainte journée donc y a pas de raison que je sois la seule #souffronsensemble. Bref les cotutelles sont un dispositif de codiplômation, ça permet donc d’être encadré·e au sein de deux institutions et d’aboutir sur un diplôme de chacune d’entre elles. Dans toutes les universités, même s’ils sont organisés différemment, il y a des services qui s’occupent du suivi administratif des cotutelles. Néanmoins, la cotutelle doit se justifier d’un point de vue scientifique (en tout cas c’est souhaitable, et parfois obligatoire), c’est-à-dire que l’entame de la démarche doit se faire au niveau des promoteur·rices et du ou de la doctorant·e pour s’assurer que tout le monde soit sur la même longueur d’onde pour l’encadrement de la thèse parce que l’air de rien c’est quand même vachement important. Ensuite les services compétents prennent le relais pour s’assurer que tout soit en ordre d’un point de vue réglementaire. Et là, même si j’ai commencé en disant que j’aimais pas ça, j’ai quand même un conseil de la plus haute importance à vous donner : soyez patient·es ! Croyez-moi quand je vous dis que les services administratifs font rarement des choses pour ennuyer le peuple, et que ma foi certaines choses prennent du temps et nécessitent des discussions. Selon une étude américaine, dans 92% des cas, ces discussions sont menées dans l’unique but de permettre à votre parcours d’être complètement réglementaire et sont donc dans votre unique intérêt. Je me permets de vous le dire parce que j’ai moi-même été celle qui a été râler auprès de mon université pour faire avancer ma cotutelle un peu plus vite qu’à leur aise donc soyons zen, écoutons les oiseaux chanter et vaccinons-nous (ok rien à voir mais quand même). Ah et aussi, lisez au moins une fois votre accord de cotutelle, vous signez le document donc veillez au moins à en prendre connaissance (je me permets de le dire parce que j’ai lu pour la 1^ère fois ma convention de cotutelle en entier y a 3 semaines et que j’ai soutenu il y a presque 4 ans).

L’épreuve de confirmation

Une thèse est un processus parfois long et douloureux – enchanteur (biffez la mention inutile). A peu près au milieu de ce processus, il est utile pour tout le monde d’avoir un retour un peu extensif sur l’avancée de vos travaux de recherche. Normalement si les choses sont bien faites, vous devriez avoir des entrevues régulières avec vos promoteur·rice et comité d’accompagnement (comité de suivi). Mais l’épreuve de confirmation a une toute autre saveur parce que l’analyse va bien plus en profondeur et qu’il y a là un réel enjeu. En effet, il est possible de décider de mettre fin au parcours doctoral d’un·e doctorant·e sur base de l’échec d’une épreuve de confirmation, si l’avancée des travaux n’est pas satisfaisante ou que la qualité scientifique n’est pas au rendez-vous. Attention à bien réaliser votre épreuve de confirmation dans les temps pour votre université, et à vérifier que votre bailleur de fond n’exige pas que votre épreuve se fasse dans une temporalité définie. Normalement d’autres personnes que vous tiennent ça à l’œil mais ça peut vraiment être bénéfique si vous avez une idée claire des différents jalons de votre parcours ! Je n’y consacre pas un paragraphe entier (parce que : 1) cet article est déjà bien trop long et que 2) j’avais oublié donc je rajoute ça en dernière minute avant la publication), mais durant votre épreuve de confirmation, un point sera également fait sur la formation doctorale que vous êtes tenu·es de valider. C’est également une étape essentielle qui nécessite de garder des traces de vos formations (attestations de participation).

Défense et soutenance de thèse

Cet ultime moment est un moment de joie et bonheur intense mais aussi (et surtout) un moment de stress. En Belgique, l’étape de soutenance est double : d’abord une défense privée, puis (soit dans la foulée, soit quelques semaines plus tard) la soutenance publique. J’en ai déjà parlé ici (ma parole j’ai déjà parlé de tout sur ce blog en fait, vivement que je retrouve mon fameux sens de l’innovation et du disrupting), mais la soutenance publique est l’événement qui permet à un jury d’attribuer à un·e candidat·e le grade de docteur·e. Outre une célébration de ton intellect arrosé aux petits fours, la soutenance est donc également un acte administratif, ce qui suppose des prises de contacts préalables avec l’administration : contacts avec le jury, validation du jury, dépôt de la thèse, publicité de la soutenance, etc. Tout ne vous incombe pas personnellement, mais il est bon de savoir que c’est utile de garder ça à l’œil et de s’y prendre à temps ! La seule chose qui vous incombe véritablement le jour de votre soutenance, c’est de pro-fi-ter !

Vos possibilités de recours

Si vous n’êtes pas d’accord avec une décision prise concernant votre parcours doctoral, vous avez certainement des possibilités de recours prévues par votre institution. Attention, le recours est vraiment la dernière option et n’est pas la réponse à tout. Si vous avez un différend avec votre promoteur·rice, si vous êtes victime de harcèlement, si vous avez besoin d’un soutien psychologique, il y a certainement des dispositifs mis en place dans votre université pour vous aider. Le recours ne peut être déposé que suite à une décision formelle de votre université (par exemple, l’échec de votre épreuve de confirmation, ou de votre défense privée) et doit suivre des règles claires : avant d’introduire un recours, soyez sûr·es de la forme du recours (courrier, courriel), de la personne à qui vous devez l’adresser, et du délai dans lequel vous pouvez introduire ce recours. Vous êtes de toute façon soumis·es à un règlement (règlement doctoral de votre université, de votre commission doctorale, de votre école doctorale, et j’en passe) donc prenez-en connaissance pour bien connaître vos droits. Au besoin, n’hésitez pas à passer par les représentant·es des doctorant·es dans votre institution.

Ché pas si tu as remarqué mais comme ça l’air de pas y toucher j’ai quand même réussi à distiller ma sagesse et mes petits conseils non-sollicités tout au long de cet article. Bon la plupart pourrait être résumé par « ne faites pas comme moi » (élu conseil n°1 des docteur·es pour les doctorant·es), mais j’ai pas pu m’empêcher. En fait en gros ce que j’ai essayé beaucoup trop longuement de vous dire, c’est que le parcours doctoral est aussi un parcours administratif, mais que heureusement, des gens bien intentionnés sont là pour vous aider et pour faire en sorte que cette partie-là se passe au mieux pour vous, mais qu’il faut quand même garder tout ça en tête pour s’éviter du stress durant votre parcours !